ポイント
- プライバシーポリシーは個人情報の取扱に関する方針を示すもの
- しっかり打ち出すことで、相手に安心感を与え、更に万が一のリスクヘッジにもなる
さて、またも寄り道したいと思います。
前回、前々回のホームページの活用例はどちらお客様の個人情報を預かるケースでした。皆さんもご認識の通り、昨今はこの個人情報の取り扱いに対しては細心の注意が求められます。そういった中、普段ホームページ（Webサイト）を見ていると、ページの隅の方に「プライバシーポリシー（もしくは個人情報保護）」という文言を目にしたことはことはないでしょうか？
この「プライバシーポリシー」というのは、個人情報の収集や活用、管理、保護方法などに関する方針を明記したものになります。
具体的な記載方法は明確な決まりはありませんが、少なくても下記については明記しておくようにしましょう。
利用目的
取得する個人情報をどういった目的で利用するのか（自社の広告案内など）
共同利用
取得する個人情報を誰かと共有する予定がある場合は相手がどこか（グループ会社など）
第三者提供
取得する個人情報を第三者に提供する予定がある場合は相手がどこか（求人サイトや懸賞サイトなど）
ではこの「プライバシーポリシー」を明記することでどういったメリットがあるのでしょうか。
一つはホームページを見る方に安心感を与えることです。
最近は自身の個人情報に関する意識が高まっており、極力公開したくないと考える方が増えています。あるホームページで、軽い気持ちで登録した個人情報が瞬く間に広まってしまい、急に広告メールや営業の電話が増えたなんてことは残念ながら未だにあります。そういった中、サービスへの申込や問い合わせ時には個人情報の入力が必要になる為、プライバシーポリシーにて用途などを明記しておくことで、少しでも利用者に安心して個人情報を提供してもらえる効果が期待できます。
そしてもう一つは万が一の場合のリスクヘッジの意味もあります。
例えば収集した個人情報を使って案内メールを送った際に、メールを受け取った方から利用方法に関して問い合わせを頂くこともあります。そういった時に、事前にプライバシーポリシーを定めておき、その規約の範囲内での利用であることを説明することでトラブルを減らせます。
また、プライバシーポリシーを定める際の注意点として「絶対に安全」というような表現は避けましょう。
どれだけ注意していても、セキュリティ対策に万全という状況はそうそう作れません。
また、逆にここで「何かあっても責任を取らない」と明記していたからと言って、本当に責任を逃れられるかどうかはケースバイケースですので、表現の仕方は十分考慮してください。
参考までに、弊社のプライバシーポリシーは下記に記載しております。
https://ever.co.jp/privacypolicy/